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更新日:2017年2月27日

事例紹介:ステップ行政書士法人

BCPの策定と演習で、災害に強い行政書士法人になる

事例紹介:ステップ行政書士法人

事例紹介:ステップ行政書士法人ロゴ

御社の事業内容について教えてください。

代表社員庭孝志

事例紹介:ステップ行政書士法人代表当事務所は、創業から19年、鹿行地域を中心に東関東地域において、官公庁に対する許認可の申請及び権利義務又は事実証明に関する書類などの作成を行っております。建設業、運送業、風俗営業などの事業者様からの許認可手続き、外国人の方の在留関連手続きや、相続遺言などの一般個人の皆様にも対応できる体制を整え、日々情報と経験の積み重ねを続けて進化してゆくチーム作りを心掛けております。

今回BCP策定に取り組まれた理由を教えてください。

東日本大震災では、想定していなかったことが多く、準備もできておらず、1か月ほどは仕事が何もできませんでした。このような非常事態になっても、きちんとメイン業務はできるようにしておくことが必要なのだなと思い調べているうちに、BCPという言葉を聞くようになり、関心を持ってWebなどで調べていました。そのような時に、茨城県でBCP策定の支援を行っていることを知り早速申し込みました。

BCP策定の課程で、どのような検討をされたのかその経緯をお聞かせください。

提供のツールに従い策定を進めていきました。普段からスタッフ同士の業務連絡・問い合せはFacebookを使っていますので、BCPの策定でも担当者同士の意見交換も全スタッフに共有しながら行ったために、意見のある者からは適宜意見を聞くことができました。Facebookは緊急時の連絡手段としても利用することとしています。

行政書士の資格保持者は2名いますが、緊急時でも従事できる資格保有者を確保する意味で、スタッフ全員の資格保持を目指しています。許認可手続きは遅れが許されず、停電中に官公庁の業務が再開した場合にも許認可手続きができるようにすることを検討しましたが、未だ結論はでていません。

情報資産は、紙書類が多いため、電子化保管を進めることとし、現在進めています。電子データについては、バックアップの検討を行いました。データサーバとしてクラウドの採用を決め、移行準備を進めています。また、社内にもバックアップを保管することで検討しています。また、新しいPCを購入した場合にも、業務用アプリケーションのインストールが自前でできるよう、複数の担当者を決めて訓練を行うことにしています。

最近自社のHPを立ち上げましたが、外注で行いました。緊急時にもHPの更新を可能とする意味でも、スタッフで更新ができるよう外注会社の指導を受けることにしています。

苦労されたポイントや、新たな気づきはありましたか?

当事務所の被災状況を想定し減災対応や被災対応を検討していくうちに、当事務所の置かれた状況に全く頓着していなかったことに気づかされました。資産はそれほど多くはありませんが、特にデータのバックアップは何も行っていなかったため、真剣に検討し、可搬媒体へのバックアップとクラウドを利用するという結論になりました。

BCP策定直後に机上での演習を行ったのですが、実際に行動する演習を行わないと、実際の災害が発生した場合にBCP手順通りの行動ができるか判断できないと感じました。今後は年2回の演習(9月、3月)を計画し、実動演習も取り入れていきます。

災害対応策についても当事務所内のみで検討するのではなく、社外のセミナー等を受講し、知識・情報を増やしたいと考えています。

BCPを策定したご感想をお願いします。

とにかく参加してよかったと思っています。最初は言葉だけ知っている状態でしたが、BCPとは何かが理解でき、当事務所のBCPが策定できたことが良かったと思っています。今後も役立つBCPにするために毎年定期的に演習を計画・実施していきます。これにより、地域・社会へ貢献するという意識を全スタッフで共有し、クライアントの損失、不利益の最小化に繋がるものと考えています。

また、当事務所のHPにBCPのページを追加しました。今後はBCP活動のHP公開や金融機関などへ報告することも考えています。

会社情報

称号: ステップ行政書士法人
本社所在地: 茨城県鹿嶋市宮中2010番地3カシマ95ビル1F
設立: 2006年12月12日(1996年4月創業)
従業員数: 5名
代表者: 代表社員庭孝志
事業内容:

官公庁に対する許認可の申請及び権利義務

又は事実証明に関する書類などの作成

URL: http://www.step-office.com/

(2016年2月2日現在)

このページに関するお問い合わせ

産業戦略部中小企業課団体支援

茨城県水戸市笠原町978番6

電話番号:029-301-3554

FAX番号:029-301-3569

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