○茨城県行政資料の収集管理に関する規程
昭和62年2月19日
茨城県訓令第2号
茨城県行政資料の収集管理に関する規程を次のように定める。
茨城県行政資料の収集管理に関する規程
茨城県行政資料収集規程(昭和42年茨城県訓令第15号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は，総務部知事公室報道・広聴課において，行政資料(政策企画部統計課長が統計資料コーナーにおいて管理する統計資料を除く。)を収集し，管理することに関し，必要な事項を定めるものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・令2訓令4・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において「行政資料」とは，次の各号に掲げるもの(茨城県情報公開条例(平成12年茨城県条例第5号)第7条各号に該当する情報が記録されているものを除く。)をいう。
(1) 県が作成した統計書，年報，報告書，計画書，要綱，事務事業概要書，事務手引書，啓発資料等の類の印刷物
(2) 国又は他の地方公共団体が作成した前号に掲げる印刷物で，県が取得したもの
(3) 前号に掲げるもののほか，事務の参考とするため県が取得した印刷物
(平12訓令16・一部改正)
(行政資料の確保)
第3条 総務部知事公室報道・広聴課長(以下「報道・広聴課長」という。)は，行政資料の収集に努めるものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・令2訓令4・一部改正)
(行政資料の送付)
第4条 本庁の課等及び出先機関(以下「課所」という。)の長(以下「課所長」という。)は，行政資料を作成し，又は取得したとき(県の機関が作成した行政資料を取得したときを除く。)は，速やかに，その作成に係るものについては3部を，その取得に係るものについては1部を，行政資料送付書(様式第1号)を添付して，報道・広聴課長に送付するものとする。ただし，当該行政資料が，その部数がわずかで，かつ，事務の執行上これを当該課所において保管する必要があるものであるときは，この限りでない。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(1) 各種広報資料その他これに類するもの
(2) 一般に市販されている雑誌その他これに類するもの
(3) その他次項に規定する行政資料管理システムに登録することを要しないと認められるもの
2 報道・広聴課長は，前項の規定により受付印を押印した行政資料について，行政資料管理システムに登録するものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(行政資料の整理及び展示)
第6条 報道・広聴課長は，行政情報センター(その取得し，又は送付を受けた行政資料を管理する場所をいう。)において，利用者が自由に閲覧できるように整理し，展示しておくものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(行政資料の保管年限)
第7条 報道・広聴課長は，その管理する行政資料について，保管年限を定めてこれを保管するものとする。ただし，第5条第1項ただし書の規定により受付印の押印をしない行政資料については，この限りでない。
2 前項の保管年限の種別は，長期，10年，5年，3年及び1年とする。
3 第1項の保管年限の起算日は，当該行政資料について，報道・広聴課長が取得し，又は送付を受けた日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，定期刊行物にあつては，当該定期刊行物が発行された年度の翌年度の4月1日とする。
5 報道・広聴課長は，保管年限が長期又は10年に属する行政資料について，5年ごとに，保管年限の見直しを行うものとする。
6 課所長は，第4条第1項ただし書の規定に該当し，当該課所において保管する行政資料について，前各項の規定に準じて，保管年限を定めてこれを保管するものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(行政資料の廃棄)
第8条 報道・広聴課長は，毎年度，保管年限を経過した行政資料を廃棄するものとする。
2 報道・広聴課長は，第5条第1項ただし書の規定により受付印の押印をしない行政資料について，保管する必要がなくなつたものがあるときは，その都度廃棄するものとする。
3 報道・広聴課長は，保管する行政資料について，その改定版，新版等を取得し，又は送付を受けた場合において，当該保管に係る行政資料を保管する必要がないと認めたときは，当該行政資料を廃棄することができる。
4 課所長は，第4条第1項ただし書の規定に該当し，当該課所において保管する行政資料について，第1項及び前項の規定に準じて廃棄し，速やかにその旨を報道・広聴課長に報告するものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(行政資料の目録)
第9条 報道・広聴課長は，行政資料管理システムに登録した行政資料については，その目録を作成し，利用者の利便に供するものとする。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(委任)
第10条 この訓令に定めるもののほか，行政資料の収集管理に関して必要な事項は，報道・広聴課長が別に定める。
(平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
付則
この訓令は，昭和62年4月1日から施行する。
付則(平成元年訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成11年訓令第7号)
この訓令は，平成11年4月1日から施行する。
付則(平成12年訓令第16号)
この訓令は，平成12年10月1日から施行する。
付則(平成30年訓令第31号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(令和2年訓令第4号)
この訓令は，令和2年4月1日から施行する。
別表 行政資料保管年限基準表
種別 項目 | 長期に属する行政資料 | 10年に属する行政資料 | 5年に属する行政資料 | 3年に属する行政資料 | 1年に属する行政資料 |
基礎的情報 | 統計書で特に重要なもの | 統計書で重要なもの(3年に属するものを除く。) | 統計書(3年又は1年に属するものを除く。) | 1 専ら他の地方公共団体に属する統計書 2 季報，月報等の統計書で重要なもの | 季報，月報，週報，速報等の統計書 |
執行期間が10年を超える事務事業に関する調査報告書又は白書 | 1 執行期間が5年を超える事務事業に関する調査報告書又は白書(長期に属するものを除く。) 2 事務事業に関する調査報告書又は白書で特に重要なもの | 1 執行期間が3年を超える事務事業に関する調査報告書又は白書(長期又は10年に属するものを除く。) 2 事務事業に関する調査報告書又は白書で重要なもの | 事務事業に関する調査報告書又は白書(長期，10年又は5年に属するものを除く。) | 事務事業に関する調査報告書又は白書で軽易なもの | |
計画情報 | 計画期間が10年を超える事務事業に関する基本構想又は計画書 | 1 計画期間が5年を超える事務事業に関する基本構想又は計画書(長期に属するものを除く。) 2 事務事業に関する基本構想又は計画書で特に重要なもの | 1 計画期間が3年を超える事務事業に関する基本構想又は計画書(長期又は10年に属するものを除く。) 2 事務事業に関する基本構想又は計画書で重要なもの | 事務事業に関する基本構想又は計画書(長期，10年又は5年に属するものを除く。) | 事務事業に関する計画書で軽易なもの |
事務事業情報 | 執行期間が10年を超える事務事業に関する概要書又は手引書 | 1 執行期間が5年を超える事務事業に関する概要書又は手引書(長期に属するものを除く。) 2 事務事業に関する概要書又は手引書で特に重要なもの | 1 執行期間が3年を超える事務事業に関する概要書又は手引書(長期又は10年に属するものを除く。) 2 事務事業に関する概要書又は手引書で重要なもの | 事務事業に関する概要書又は手引書(長期，10年又は5年に属するものを除く。) | 事務事業に関する概要書で軽易なもの |
| 財務に関する資料で重要なもの | 財務に関する資料 | 財務に関する資料で軽易なもの |
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制度情報 | 法規類 |
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存続期間が10年を超える制度等に関する要綱又は基準 | 1 存続期間が5年を超える制度等に関する要綱又は基準(長期に属するものを除く。) 2 制度等に関する要綱又は基準で特に重要なもの | 1 存続期間が3年を超える制度等に関する要綱又は基準(長期又は10年に属するものを除く。) 2 制度等に関する要綱又は基準で重要なもの | 制度等に関する要綱又は基準(長期，10又は5年に属するものを除く。) | 制度等に関する要綱又は基準で軽易なもの | |
その他 | 官報又は茨城県報 |
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辞典類 | 一般図書 |
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前各項に掲げる行政資料に類するものその他長期保管を必要と認められる行政資料 | 前各項に掲げる行政資料に類するものその他10年保管を必要と認められる行政資料 | 前各項に掲げる行政資料に類するものその他5年保管を必要と認められる行政資料 | 前各項に掲げる行政資料に類するものその他3年保管を必要と認められる行政資料 | 前各項に掲げる行政資料に類するものその他1年保管を必要と認められる行政資料 |
備考 毎年度定期に発行される行政資料の保管年限は，この基準にかかわらず，1年とする。ただし，時系列的にそろえて展示しておく必要のある行政資料については，この限りでない。
(平元訓令1・平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(平元訓令1・平11訓令7・平30訓令31・一部改正)
(平30訓令31・全改)
