(趣旨)

第1条　この規程は，別に定めるものを除き，茨城県病院局組織規程(平成18年茨城県病院事業管理規程第1号。以下「組織規程」という。)第3条に規定する本局及び第5条に規定する病院における文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書によって行うことを原則とする。

(経営管理課長の職務)

第3条　経営管理課長は，本局及び病院の文書事務が適正かつ敏速に処理されるよう常に留意し，文書の処理に関し必要な調査又は指導を行わなければならない。

(文書管理主任)

第4条　本局の課及び病院に文書管理主任を置く。

(文書取扱者)

第5条　経営管理課及び病院に文書取扱者を1人以上置く。

(文書取扱いの原則)

第6条　文書は，特に定めのあるものを除き，その文書に係る事件に関係ある職員以外の者に示し，内容を告げ，もしくは写しを与え，又は局外に持ち出してはならない。ただし，職務の執行等に関し，上司の許可を受けたときは，この限りでない。

(簿冊等の種別等)

第7条　この規程により設ける簿冊に文書を登録する場合の登録番号は，毎年4月1日におこすものとする。

(文書の種類)

第8条　文書は，令達文書と一般文書に分ける。

(公文用例)

第9条　文書の用例は，茨城県文書管理規程(昭和42年茨城県訓令第19号)別表第1の例による。

(令達番号及び文書番号)

第10条　令達文書には，次の各号に掲げるものについて，当該各号に定めるところにより，それぞれ記号及び種別並びに令達番号を記載し，又は記録するものとする。

(文書の日付)

第11条　施行する文書の日付は，茨城県報(以下「県報」という。)に登載する文書にあっては県報の発行日とし，その他の文書にあっては発送日又は送信日とする。

(文書の施行者名)

第12条　令達文書は，管理者名(職務権限規程等の規定により委任された事務に係るものにあっては，当該事務を受けた病院局長，課長又は病院長名)をもって施行するものとする。

(所管課等の表示)

第13条　施行する文書には，必要に応じ当該文書に係る事務を所管する課及び担当の名称，電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。

(文書等の受領)

第14条　本局に到達した文書等(電子文書を除く。)は，経営管理課長が受領するものとする。ただし，次の各号に掲げる場合は，当該各号に掲げる職員がその文書等を受領するものとする。

(文書への受付印の押印)

第15条　文書管理主任は，配布を受けた文書等のうち文書については，その余白に前条第1項の規定による受領の日付をもって経営管理課受領印(別表第2ひな型第1号)を押印するものとする。ただし，次の各号に掲げる文書については，この限りでない。

(処理簿への登録等)

第16条　文書管理主任は，前条の規定により経営管理課受付印を押印した文書について，その受付印に表示された日付をもって文書収受処理簿(様式第1号。以下「処理簿」という。)に登録し，一定の期限内に処理を要するものについては当該文書の余白に処理期限印(別表第2ひな型第3)を押印するものとする。ただし，法令等の規定により文書管理主任が別に定められた簿冊等に登録を要し，その処理てん末が明らかとなる文書については，当該簿冊等に登録することによって，処理簿への登録に替えることができる。

(課長の閲覧)

第17条　文書管理主任は，配布を受けた文書について，前2条の規定による所定の処理をした後，供覧印(別表第2ひな型第2号)を押印して，課長の閲覧に供するものとする。この場合において，開封した文書にその封筒を添えることが事案の処理上必要と認められるときは，当該封筒を添えるものとする。

(収受文書の配布)

第18条　課長は，前条の規定により閲覧に供された文書について，処理方針を指示して課長補佐に配布するものとする。この場合において，特に重要な文書については，配布する前に管理者，局長等の閲覧に供し，処理方針について指示を受けるものとする。

(電子文書の処理)

第19条　電子文書の受信は，電気通信回線を利用して行うものとする。

(事案の処理)

第20条　事案の処理は，総合文書システムにより処理案を記録し，決裁を経ることによって行う。

(報告・連絡書)

第21条　上司の指示もしくは命令又は会話，電話，来訪等により生じた事案に関し，報告，連絡等を要するものについては，総合文書管理システムに記録し，速やかに処置するものとする。

(立案)

第22条　立案にあたっては，次の各号によるほか，その様式に従い必要な事項を総合文書管理システムに記録し，又は記載しなければならない。

(回議(合議)受付印)

第23条　起案文書について回議又は合議を受けた場合(総合文書管理システムにより回議または合議を受けた場合を除く。)は，経営管理課の文書管理主任がその日付をもって当該起案文書の所定の欄に回議(合議)受付印(別表第2ひな型第5号)を押印するものとする。

(合議)

第24条　起案文書は，次の各号に掲げる順序により，当該事案の関係者に合議しなければならない。

(決裁日付印の押印)

第25条　決裁権者は，すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁したとき(総合文書管理システムにより決裁したときを除く。)は，その日付を持って起案様式の左上端に決裁印(別表第2ひな型第6号)を押印するものとする。この場合において，決裁権者は，決裁印の押印を文書管理主任に行なわせることができる。

(例文調整)

第26条　次の各号に掲げる文書(電子文書を除く。)は，具体的事案の発生に先立ち，その文書の例式及び文案についてあらかじめ経営管理課長が登録をすることができる。

(法令審査)

第27条　経営管理課長は，起案文書のうち，茨城県法令審査委員会規程(昭和42年茨城県訓令第22号)の規定による茨城県法令審査委員会の審査を経るべきものについては，茨城県行政組織規則(昭和42年茨城県規則第46号)第5条に掲げる総務部総務課長に提出するものとする。

(決裁文書の登録)

第28条　原議書のうち次の各号に掲げるものは，当該各号に定めるところにより，登録し，又は記録しなければならない。

(施行文の浄書)

第29条　施行する文書の浄書は，経営管理課において行うものとする。

(公印・契印の押印)

第30条　施行する文書(電子文書を除く。)には，公印及び契印を押さなければならない。ただし，次の各号に掲げる文書は，公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書等の発送)

第31条　文書等の発送は，勤務時間外発送の場合を除き，経営管理課において郵送又は運送便により行うものとする。ただし，経営管理課長が必要と認めるときは，使送し，又は会議において配布する等の処置をとることができる。

(文書等の発送の手続き)

第32条　前条の経営管理課長が必要と認める場合を除き，発送を要する文書等は，全て経営管理課において封かんし，または包装しなければならない。

(勤務時間外における文書等の発送)

第33条　勤務時間外に文書等を発送することが予想されるときは，あらかじめ経営管理課長の承認を受けなければならない。

(文書の処理)

第34条　病院における文書事務の処理は，次条から第40条までに規定するもののほか，本局の例による。

(文書の受領)

第35条　病院に到達した文書等は，文書管理主任が受領するものとする。

(浄書)

第36条　発送文書は，管理課又は担当職員において浄書するものとする。

(原議書の登録)

第37条　原議書の登録又は記録は，第28条第1項の例による。ただし，総合文書管理システムによる文書管理が困難である病院においては，第28条第1項第2号に掲げるものにあっては令達番号簿に，第28条第1項第3号に掲げるものにあっては文書番号簿に，それぞれ登録するものとする。

(文書の発送)

第38条　文書等の発送は，文書管理主任において郵送，運送便又は庁外使送により行うものとする。

(勤務時間外における文書等の収受)

第39条　勤務時間外に到達する文書等の受領は，当直者等が行うものとする。

(勤務時間外における文書等の発送)

第40条　勤務時間外に文書等を発送することが予想されるときは，あらかじめ文書管理主任の承認を受けなければならない。ただし，当直者等において緊急やむを得ないものと認められるときは，この限りでない。

(簿冊の調整)

第41条　経営管理課長または病院長は，事務処理の簡素合理化のため必要があると認めるときは，文書関係の簿冊を統合し，分冊し，その他必要な調整をすることができる。この場合において，病院長は，本局の経営管理課の文書管理主任を経て経営管理課長に協議しなければならない。