2　事務の処理に当たつては，当該事案に係る決裁権者等は，当該処理すべき事案に関する処理方針，注意事項等について指示することを原則とする。

3　各課長は，適正かつ能率的な事務の処理を図るため，立案事由が生じたときは，遅滞なく立案させるとともに，回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし，いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。

2　文書は，左横書きとする。ただし，次の各号に掲げるものについては，この限りでない。

3　文書の作成に当たつて用いる漢字，仮名遣い等は，次の各号によるものとし，その表現は，正確かつ簡明に行い，用字は読みやすく，かつ，ペンその他容易に消失しない方法を用いて記載し，又は記録しなければならない。

4　議会の会議録及び委員会記録の作成に当たつては，前項に規定するもののほか当分の間，国会会議録用字例によることができる。

2　規則の原本(茨城県公告式条例(昭和35年茨城県条例第3号)第5条第1項の規定において準用する第2条第1項の規定により議長が署名したものをいう。)及び訓令の原議書は，総務課長が保管するものとする。

2　文書管理主任は，課長補佐(総括)の職にある者を充てる。

3　文書管理主任が不在のときは，総務課長があらかじめ指定する者がこの訓令に定める文書管理主任の事務を行う。

2　文書管理主任は，この訓令に別に定めるもののほか，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。ただし，第26条第1項第1号に規定する決裁区分の記号が「甲決裁」及び「乙決裁」のものに限る。

2　文書取扱者は，当該課の職員のうちから，総務課長が指定するものとする。

3　文書取扱者は，次の各号に掲げる事務のうち主務課長及び総務課の文書管理主任の指示を受けたものを処理するものとする。

2　前項の表に掲げる簿冊は，毎年4月1日に起こすものとする。ただし，令達番号簿及び例文登録簿にあっては，この限りでない。

2　令達文書の種別は，次の各号に掲げるとおりとし，その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

3　一般文書は，令達文書以外の文書とする。

2　一般文書には，第34条第3号の規定による登録番号を文書番号とし，その番号の前に「茨議」の記号を冠する。

3　第1項第1号の令達番号は毎年1月1日から，同項第2号の令達番号及び前項の文書番号は毎年4月1日から，それぞれ付するものとする。

2　郵便料金の未払又は不足の文書等が到達したときは，公務に関するものと認められるものに限り，その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

2　前項の場合において，配布すべき課が明らかでない文書等については，開封し，又は包装を解くことができる。

2　文書管理主任は，前項の規定により配布を受けた文書について，一定の期限内に処理を要するものについては当該文書の余白に処理期限印(別表第2ひな型第2号)を押印して，課長の閲覧に供するものとする。

3　課長は，前項の規定により閲覧に供された文書について，処理方針を指示して課長補佐等に配布するものとする。この場合において，特に重要な文書については，配布する前に議長，事務局長等の閲覧に供し，処理方針について指示を受けるものとする。

4　課長補佐等は，前項の規定により配布を受けた文書のうち処理期限印が押印してあるものについては，文書管理主任と協議のうえ処理期限を定め，処理簿及び当該文書の該当欄にこれを記入するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，総務課の文書管理主任は，前項各項に該当する文書等のうち，その配付すべき課が明らかでないものについては，開封し，又は包装を解いて内容を点検することができる。

3　第21条の2の規定により開封した文書等に現金，金券又は有価証券(以下「金券等」という。)が同封されている場合は，受付印傍ら及び処理簿の余白に，「何々(何円)添付」と明示し，文書管理主任が署名又は記名(以下「署名等」という。)をするものとする。

2　文書管理主任は，前項の規定により受信した電子文書について，直ちにこれを開封するものとする。この場合において，当該課で処理することが不適当であると認められるときは，最も適当であると認められる課に当該電子文書を転送しなければならない。

3　文書管理主任は，前項の規定により開封した電子文書のうち，当該課で処理すべきものを総合文書管理システムに記録し，課長の閲覧に供するものとする。

4　前3項に定めるもののほか，電子文書の処理については，第21条の3及び第21条の4の規定の例によるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる場合は，それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。この場合においては，必要に応じ，決裁を経た後，速やかにその旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，文書を添付する場合又は総合文書管理システムで処理することが不適当な電子文書がある場合は，総合文書管理システムに記録し，紙で出力した起案様式により処理することができる。この場合においては，処置した後，速やかにその旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

2　起案文書のうち，次の各号に掲げる事案は，総合文書管理システムに当該各号に定める事項を記録しなければならない。

2　合議を受けた起案文書(総合文書管理システムにより合議を受けた起案文書を除く。)の結果を知ろうとするときは，当該起案文書の課長等名の下に「要再回」と朱書するものとする。

2　主務課長は，例文登録を受けようとするときは，その例式及び文案について総務課長の審査を経た後，浄書した原稿2部を総務課長に提出しなければならない。

3　総務課長は，前項の規定により原稿の提出を受けたときは，これを例文登録簿(様式第7号)に登録し，原稿にその登録番号を記入のうえ，1部を主務課に返付し，1部を原本として整理保管するものとする。

4　例文登録された例式及び文案により立案するときは，総合文書管理システムの所定の欄に「第○号」と記録するものとする。この場合においては，第10条第2項第1号から第3号までの規定は適用しないものとする。

5　第2項及び第3項の規定は，例文登録された例式及び文案の変更について準用する。

2　前項の規定により，起案文書の内容に変更を生じたときは，起案者は，その変更前の合議及び審査に係る関係者にその旨連絡しなければならない。廃案又は保留となつたときも同様とする。

3　合議を受けた者又は審査をした者は，起案文書の内容について意見があるときは，当該意見を総合文書管理システムに記録し，又は当該意見を記載した付せん若しくは適宜の用紙を当該起案文書に張り付け，若しくは添付することにより，決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。

2　決裁権者は，起案文書を決裁した場合において，合議又は審査の過程で当該起案文書の内容に変更が加えられたとき又は意見があったときは，所要の調整を行うものとする。

2　浄書した文書は，主務課において原議書と相違のないことを確認し，かつ，添付書類のあるものについては，その添付を確認しなければならない。

2　公印及び契印は，茨城県議会公印規程(昭和43年茨城県議会告示第4号)第4条に規定する公印の管守者(以下「管守者」という。)が押印するものとする。この場合において管守者は，浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。

3　契約書等の権利の得失変更に関係ある文書(電子文書を除く。)については，2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき措置を，訂正したときは訂正印の押印をしなければならない。

2　総務課長は，前項の規定により文書等を発送する場合において，発送先を一にするものがあるときは，各課の文書等を一括して発送するものとする。

2　文書等の発送は，郵送又は運送便によるものについては文書発送簿(様式第10号)に，使送によるものについては使送簿(様式第11号)により行うものとする。

3　総務課又は主務課において文書等の発送が終わったときは，その原議書に発送印(別表第2ひな型第5号)を押印するものとする。

2　前項第1号に掲げる文書を電子文書として施行する場合にあっては，施行する電子文書に電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を行わなければならない。

2　前項本文の場合において，送信し，又は発送した電子文書に係る原議書(第24条第2項の規定により事案の処理を行った場合に限る。)には，当該電子文書を送信し，又は発送した職員が，当該送信又は発送を行った年月日を記載し，及び署名等をするものとする。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，平成13年4月1日から施行する。

1　この訓令は，平成17年10月1日から施行する。

2　この訓令による改正後の茨城県議会事務局文書管理規程(以下「改正後の規程」という。)第15条第2項の規定による文書番号については，この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)から平成18年3月31日までの間にあっては，同条第3項の規定にかかわらず，平成17年からの一連番号とする。

3　施行日前に立案した文書で，施行日以後に決裁を経たものについては，改正後の規程第34条の規定の例により，必要な事項を登録し，又は総合文書管理システムに記録しなければならない。

この訓令は，公布の日から施行する。

1　この訓令は，平成19年10月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の茨城県議会事務局文書管理規程の規定により現に使用中の用紙については，その残部を限度として，なお使用することができる。

この訓令は，平成22年4月1日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

1　この訓令は，令和3年1月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の茨城県議会事務局文書管理規程の規定により現に使用中の用紙については，その残部を限度として，所要の訂正を施した上，なお使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。