2　保管文書等管理表の作成に当たっては，茨城県議会情報公開条例(平成12年茨城県条例第87号。以下「条例」という。)第7条各号に規定する不開示情報(以下「不開示情報」という。)が明らかにならないよう配意しなければならない。

3　各課長は，次条第1項に規定するフアイル等又は第4条の2第2項に規定する記録媒体により新たに文書等を整理するときは，その都度保管文書等管理表に必要な事項を記入するものとする。

4　各課長は，作成した保管文書等管理表の写しを，当該年度終了後30日以内に，総務課長に提出しなければならない。

2　前項の規定により整理された文書は，ロツカー，キヤビネツトその他の保管用器具(以下「保管庫」という。)に収納することにより保管することができる。ただし，保管庫に収納することが不適当な文書については，棚等のあらかじめ定めた場所に収納することにより行うことができる。

2　電磁的記録は，その種類，態様等に応じて，県の管理するハードディスクその他の記録媒体に記録する方法その他適切な方法により整理するものとする。

3　電磁的記録を県の管理する記録媒体に記録する方法により整理する場合において，個々の記録媒体には，ファイル名を表示するものとする。ただし，記録媒体に名称を付し整理し難い記録媒体に記録する場合には，個々の電磁的記録の集合体に名称を付し，この集合体の名称をもって，ファイル名とし，保管文書等管理表に表示するものとする。

4　前項の規定により整理された記録媒体は，あらかじめ定めた保管庫に収納することにより保管することができる。ただし，保管庫に収納し難い場合には，各課長があらかじめ定めた方法により行うことができる。

5　電磁的記録を第3項の規定による方法以外の方法により整理する場合は，前2項の規定に準じた整理及び保管がなされるよう適切な措置を講ずるものとする。

6　電磁的記録(電子計算機により処理されるものを除く。)については，第2項から第4項までの規定に準じて整理し，保管しなければならない。

2　処理済み文書の帰属年度は，当該文書の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし，4月1日から5月31日までの間に処理が終了した文書のうち前年度の出納に係るものは，前年度に帰属するものとする。

3　同一の事務事業に関する2以上の文書を1件として整理すること(以下この条及び第8条第1項第2号において「一件別整理」という。)を適当とする文書については一件別整理をすることができるものとし，当該一件別整理に係る文書については，前項の規定にかかわらず，処理が最後に終了したものの年度により整理するものとする。

4　前各項の規定により整理した処理済み文書は，次に定めるところにより整理し，保管しなければならない。

5　第3項の規定による一件別整理に係る文書については，当該一件別整理に係る文書の処理が終了するまでの間は現年度に発生した文書とみなして，現年度の保管文書等管理表により整理し，保管するものとする。

2　処理済み電磁的記録の帰属年度は，当該電磁的記録の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし，4月1日から5月31日までの間に処理が終了した電磁的記録のうち前年度の出納に係るものは，前年度に帰属するものとする。

3　同一の事務事業に関する2以上の電磁的記録を1件として整理すること(以下この条及び第8条第1項第2号において「一件別整理」という。)を適当とする電磁的記録については一件別整理をすることができるものとし，当該一件別整理に係る電磁的記録については，前項の規定にかかわらず，処理が最後に終了したものの年度により整理するものとする。

4　前各項の規定により整理した処理済み電磁的記録は，その媒体等の性質に応じて，前条第4項に準じて整理し，保管しなければならない。

5　第3項の規定による一件別整理に係る電磁的記録については，当該一件別整理に係る電磁的記録の処理が終了するまでの間は現年度に発生した電磁的記録とみなして，現年度の保管文書等管理表により整理し，保管するものとする。

2　常用文書等は，当該課(秘書室を含む。以下同じ。)において常時使用する間は，現年度に発生した文書等とみなして，現年度の保管文書等管理表により整理し，保管するものとする。

2　保存期間の起算日は，当該文書等(保存期間が1年未満に属する文書等を除く。以下この項において同じ。)の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，暦年整理文書及び暦年整理電磁的記録の保存期間の起算日は，当該文書等の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。

3　次の各号に掲げる文書等については，第1項の保存期間の満了する日後においても，当該文書等の区分に応じ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長する。この場合において，一の区分に該当する文書等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存する。

4　文書等は，保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより，適正かつ確実に利用できるよう適切な方法で保存するものとする。

5　保存期間が1年未満に属する文書等の保存期間の起算日は，文書等の事務処理が終了した日とする。

2　各課長は，文書等について，別表に定める基準に基づき，保存期間が満了したときの措置として，歴史公文書等に該当するものにあつては茨城県立歴史館(以下「歴史館」という。)への移管の措置を，それ以外のものにあつては廃棄の措置をとるべきことを定めるものとする。

3　前2項の措置は，原則として文書等の作成時又は取得時に定めるものとする。

4　各課長は，第2項の規定により措置を定めた後，その定めを変更する必要があると認めるときは，当該文書等の保存期間の満了前に限り，別表に定める基準に基づきその定めを変更することができる。この場合において，当該変更の時期が第10条第1項又は第13条第2項，第4項若しくは第5項の規定による引継ぎ後であるときは，各課長は，総務課長が別に定めるところにより，変更をした旨を総務課長に報告するものとする。

2　各課長は，処理済み文書で，保存期間の種別が5年，3年又は2年に属するものについては，前項に定める時期に，次に定めるところにより文書保存箱(様式第4号。以下「保存箱」という。)に収納しなければならない。

2　各課長は，前項に規定する保存文書引継書に，保存文書索引目次(様式第3号又は様式第5号)を添付するとともに，前項の規定により総務課長に引き継ぐ文書が歴史公文書等に該当する場合において，当該文書に不開示情報(条例第7条第5号及び第6号イからエまでに掲げる不開示情報を除く。第4項及び第13条第6項において同じ。)が記録されており歴史館において閲覧の制限を行うことが適切であると認めるときは，閲覧の制限に係る意見書(様式第3号の2)を添付しなければならない。

3　総務課長は，第1項の規定により文書の引継ぎを受けたときは，保存文書引継書の写しに引受印(様式第7号)を押印し，引継ぎをした課長又は秘書室長に返付するものとする。

4　各課長は，第1項ただし書の規定により総務課長への引継ぎをしない暫定保管文書については，暫定保管文書報告書(保存期間の種別が長期又は10年に属する文書については様式第6号(その1)，5年，3年又は2年に属する文書については様式第6号(その2))により総務課長に報告するものとする。この場合において，各課長は，暫定保管文書報告書に，暫定保管文書索引目次(様式第3号又は様式第5号)を添付するとともに，暫定保管文書が歴史公文書等に該当する場合において，当該暫定保管文書に不開示情報が記録されており歴史館において閲覧の制限を行うことが適切であると認めるときは，閲覧の制限に係る意見書を添付しなければならない。

5　保存文書引継書，保存文書索引目次，暫定保管文書報告書及び暫定保管文書索引目次の作成に当たっては，不開示情報が明らかにならないよう配意しなければならない。

2　各課長は，保存文書について事務処理上当該課において保管する特別の必要が生じたときは総務課長に当該文書の返還を求めることができる。

3　各課長は，暫定保管文書については，現年度の保管文書等管理表により整理し，保管しなければならない。この場合において，保管文書等管理表には，当該文書を保管すべき期限を表示しておくものとする。

4　各課長は，暫定保管文書が前項の規定による保管すべき期限を経過したときは，暫定保管文書引継書(様式第8号)を添付して総務課長に引き継がなければならない。

2　総務課長は，保存文書を移管し，又は廃棄するときは，あらかじめ関係する課長又は秘書室長(以下「関係課長」という。)にその旨を通知するものとする。

3　総務課長は，保存文書を移管するときは，保存文書台帳及び保存文書索引目次並びに閲覧の制限に係る意見書(第10条第2項又は第4項の規定に基づき添付されている場合に限る。)を添付するものとする。

4　各課長は，第1項の規定により移管された文書について，歴史館から歴史公文書等に該当しない旨の意見が述べられた場合において当該意見が相当であると認めるときは，歴史館において当該文書を廃棄することに同意することができる。

5　各課長は，保存文書について，保存期間の満了前においてその延長を必要と認めるときは，総務課長に当該文書の保存期間の延長を求めることができる。

6　各課長は，保存文書について保存期間を短縮することが適当と認めるときは，総務課長に当該文書の保存期間の短縮を求めることができる。

2　各課長は，前項のほか，その保管する文書等で，保管する必要がなくなつたものがあるときは，当該文書等のうち，歴史公文書等に該当するものにあつては総務課長が別に定めるところにより総務課長に引き継ぎ，又は歴史館に移管し，歴史公文書等に該当しないものにあつては第8条第2項の規定による定めに基づきその都度廃棄することができる。

3　各課長は，暫定保管文書の保存期間を延長し，又は短縮したときは，その旨を速やかに総務課長に報告しなければならない。

4　各課長は，暫定保管文書で保存期間を経過したもののうち，歴史公文書等に該当するものにあつては総務課長が別に定めるところにより総務課長に引き継ぎ，歴史公文書等に該当しないものにあつては第8条第2項の規定による定めに基づき廃棄しなければならない。

5　各課長は，常用文書等のうち常用文書等として扱う必要がなくなつたものがあるときは，当該常用文書等のうち，歴史公文書等に該当するものにあつては総務課長が別に定めるところにより，総務課長に引き継ぎ，又は歴史館に移管し，歴史公文書等に該当しないものにあつては第8条第2項の規定による定めに基づき廃棄することができる。

6　各課長は，第2項，第4項又は前項の規定により当該文書等を総務課長に引き継ぎ，又は歴史館に移管する場合は，保存文書台帳及び保存文書索引目次(暫定保管文書にあつては，暫定保管文書目録及び暫定保管文書索引目次)を添付するとともに，当該文書等に不開示情報が記録されており歴史館において閲覧の制限を行うことが適切であると認めるときは，閲覧の制限に係る意見書を添付しなければならない。

7　総務課長は，第2項，第4項又は第5項の規定により引き継いだ文書等を第8条第2項の規定による定めに基づき歴史館に移管するものとする。この場合において，総務課長は，あらかじめ関係課長にその旨通知するものとする。

8　各課長は，第2項，第4項又は第5項の規定により移管した文書等について，歴史館から歴史公文書等に該当しない旨の意見が述べられた場合において当該意見が相当であると認めるときは，歴史館が当該文書等を廃棄することに同意することができる。

2　各課長は，保存期間を短縮して文書等を廃棄する場合には，廃棄する文書等の名称，保存期間を短縮する理由及び廃棄年月日を記載した記録を作成するものとする。

2　借覧の期間は，原則として1箇月以内とする。

3　保存文書を閲覧し，又は借覧する職員は，当該文書を抜き取り，若しくは取り替え，又は内容の訂正をしてはならない。

4　保存文書を閲覧し，又は借覧した職員は，当該文書について紛失，損傷その他の事故が生じたときは，遅滞なく総務課長に届け出て，その指示を受けなければならない。

1　この規程は，昭和60年4月1日から施行する。

2　この規程による改正後の茨城県議会事務局文書保存規程(以下「新規程」という。)の規定は，この規程の施行の際現に存する処理済み文書についても適用する。

3　この規程の施行の際この規程による改正前の茨城県議会事務局文書編さん保存規程(以下「旧規程」という。)第6条の規定により総務課長が保存している文書については，旧規程第6条の保存文書台帳を新規程第11条第1項の保存文書台帳とみなして新規程の規定を適用する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，公布の日から施行する。

(茨城県議会事務局文書管理規程の一部改正)

2　茨城県議会事務局文書管理規程(昭和52年茨城県議会訓令第3号)の一部を次のように改正する。

1　この訓令は，平成13年4月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の茨城県議会事務局文書整理保存規程の規定により現に使用中の用紙については，その残部を限度として，なお使用することができる。

1　この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

2　この訓令による改正後の茨城県議会事務局文書等整理保存規程の規定は，この訓令の施行の日以後に職員が作成し，又は取得した文書等(茨城県議会事務局文書等整理保存規程第2条第1号に掲げる文書等をいう。以下同じ。)について適用し，同日前に職員が作成し，又は取得した文書等については，なお従前の例による。

この訓令は，公布の日から施行する。

1　この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

2　この訓令による改正後の茨城県議会事務局文書等整理保存規程の規定は，この訓令の施行の日以後に職員が作成し，又は取得した文書等(茨城県議会事務局文書等整理保存規程第2条第1号に規定する文書等をいう。以下同じ。)について適用し，同日前に職員が作成し，又は取得した文書等については，なお従前の例による。

1　この訓令は，令和3年1月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の茨城県議会事務局文書等整理保存規程の規定により現に使用中の用紙については，その残部を限度として，所要の訂正を施した上，なお使用することができる。