○茨城県選挙管理委員会文書の管理に関する訓令
昭和43年3月28日
茨城県選挙管理委員会委員長訓令第1号
書記長
地方書記長
茨城県選挙管理委員会文書事務の処理に関する訓令(昭和35年茨城県選挙管理委員会委員長訓令第1号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は，茨城県選挙管理委員会規程(昭和36年茨城県選挙管理委員会規程第2号)第29条の規定により，茨城県選挙管理委員会(以下「委員会」という。)における文書の管理に関し，必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子文書 文書のうち，電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であつて電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(2) 総合文書管理システム 文書の収受，起案，決裁，保存その他の文書の管理を総合的に行うための情報処理システムをいう。
(3) 決裁 茨城県選挙管理委員会委員長専決規程(昭和36年茨城県選挙管理委員会規程第3号)又は茨城県選挙管理委員会事務決裁に関する訓令(昭和43年茨城県選挙管理委員会委員長訓令第2号)の規定により，事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終的な意思決定を行うことをいう。
(4) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため，決裁を経るべき当該事案を記録し，又は記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。
(5) 合議 決裁に先立ち，当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において，起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。
(6) 供閲 当該事案の内容について関係者の了知を得ておくことが，事案の処理上便宜であると認められる場合において，当該事案に係る決裁が終わつた起案文書(以下「原議書」という。)又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。
(平18選管委員長訓令1・追加，令3選管委員長訓令1・一部改正)
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書によつて行うことを原則とする。
2 事務の処理に当たつては，当該事案に係る決裁権者等は，当該処理すべき事案に関する処理方針，注意事項について指示することを原則とする。
3 適正かつ能率的な事務の処理を図るため，立案事由が生じたときは，遅滞なく立案するとともに，回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし，いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に関し十分留意しなければならない。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(用紙の規格及び文書記述の原則)
第3条 使用する用紙の規格は，日本産業規格A列4番の規格を原則とする。
2 文書は，左横書きとする。ただし，次の各号に掲げるものについては，この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上，横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他書記長が特に縦書きを適当と認めたもの
3 文書の作成に当たつて用いる漢字，仮名遣い等は，次の各号によるものとし，その表現は，正確かつ簡明に行い，用字は，読みやすく，かつ，印字，ペン書きその他容易に消失しない方法を用いて記載し，又は記録しなければならない。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(昭59選管委員長訓令1・平3選管委員長訓令1・平6選管訓令1・平18選管委員長訓令1・平24選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(文書管理主任)
第4条 委員会に文書管理主任をおく。
2 文書管理主任は書記長補佐の職にある者を充てる。ただし，文書管理主任が不在のとき又は欠けたときは，選挙係長の職にある者がその職務を行う。
3 文書管理主任は，この訓令に別に定めるもののほか，書記長を補佐して，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 起案文書の決裁区分，回議先，合議先及び供閲先の審査に関すること。
(2) 起案文書についての違法性，不当性，違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。
(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) その他文書事務の管理に関すること。
(昭59選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(文書取扱者)
第5条 委員会に文書取扱者1人以上をおく。
2 文書取扱者は，委員会の職員のうちから，書記長が指定するものとする。
3 文書取扱者は，文書管理主任の指示を受けて，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書及び運送小荷物の収受及び配布に関すること。
(2) 原議書の登録に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) その他文書及び運送小荷物の取扱いに関すること。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(簿冊等の種別等)
第6条 この訓令により設けなければならない簿冊等の種別及び簿冊等を管理する者は，次の表のとおりである。
2 前項の表に掲げる簿冊は，毎年4月1日に起こすものとする。ただし，令達番号簿にあつては，この限りでない。
(平18選管委員長訓令1・全改，令3選管委員長訓令1・一部改正)
第2章 公文例式
(文書の種類)
第7条 文書は令達文書と一般文書とに分ける。
(1) 規程 地方自治法(昭和22年法律第67号)第194条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(3) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(4) 指令 特定の者に対し，法令の規定又は職務上の権限に基づき，許可，認可，命令等の処分を内容とするものをいう。
(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので，公示するものをいう。
(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。
(7) 諮問 法令の規定に基づき，公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。
3 一般文書は，令達文書以外の文書とする。
(平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(公文用例)
第7条の2 文書の用例は，茨城県文書管理規程(昭和42年茨城県訓令第19号)別表第1の例によるものとする。
(令3選管委員長訓令1・追加)
(令達番号及び文書番号)
第8条 令達文書及び一般文書には，次の各号に定めるところによりそれぞれ，令達番号又は文書番号を記載し，又は記録するものとする。
(1) 令達文書のうち規程，告示及び訓令 第25条第1号の規定による登録番号を令達番号とし，その番号の前に，茨城県選挙管理委員会名又は茨城県選挙管理委員会委員長名及び令達文書の種別を冠する。
(3) 一般文書 第25条第3号の規定による文書番号を文書番号とし，その番号の前に「茨選」の記号を冠する。
(平18選管委員長訓令1・全改，令3選管委員長訓令1・一部改正)
(文書の日付)
第9条 施行する文書の日付は，茨城県報(以下「県報」という。)に登載する文書にあつては県報の発行日とし，その他の文書にあつては発送日又は送信日とする。
(昭59選管委員長訓令1・全改，平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(文書の施行者名)
第10条 文書は，全て委員長名をもつて施行するものとする。ただし，軽易な内容の文書については，書記長名をもつて施行することができる。
(平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
第3章 文書の保管及び保存
(昭60選管委員長訓令1・改称)
(文書の整理及び保管)
第11条 文書は，常に一定の場所に整理及び保管(文書を委員会事務室において管理することをいう。以下同じ。)し，紛失・火災・盗難等の予防に注意するとともに，主任者が不在の場合でも処理経過のわかるように常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(昭60選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・一部改正)
(文書の整理並びに保管及び保存)
第12条 決裁又は供覧の手続が終了した文書の整理並びに保管及び保存(県総務部総務課に依頼して文書(電子文書を除く。)を管理することをいう。以下同じ。)については，次条に規定する場合を除くほか茨城県文書等整理保存規程(昭和59年茨城県訓令第19号)の例による。
(昭60選管委員長訓令1・全改，平17選管委員長訓令2・平18選管委員長訓令1・一部改正)
(文書の保存期間及び種別)
第13条 文書の保存期間(文書を保管し，又は保存する期間をいう。以下同じ。)は次の5種とする。
第1種 長期
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 文書の保存期間の起算日は，当該文書の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，暦年整理文書の保存期間の起算日は，当該文書の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。
3 次の文書は，第1種とする。
(1) 規程，訓令，告示等の原本及び原議書
(2) 法令の執行に関する訓令，指令その他将来の例規となるべき通知
(3) 委員台帳，議員台帳及びその他の諸台帳の類
(4) 統計書表
(5) 特殊な事件に関する文書
(6) 委員会会議録及びそれに付属する文書
(7) 選挙争訟に関する文書
(8) 前各号に掲げるもののほか第1種とすることが必要な文書
4 次の文書は，第2種とする。
(1) 職員の進退，又は身分に関する文書
(2) 各種選挙の執行に関する文書
(3) 前各号に掲げるもののほか第2種とすることが必要な文書
5 次の文書は，第3種とする。
(1) 政治資金規正法による届出文書
(2) 前号に掲げるもののほか第3種とすることが必要な文書
6 次の文書は，第4種とする。
(1) 出張命令に関する帳簿
(2) 政治資金規正法による公表文書
(3) 原簿，又は台帳に記入を終つた願，届出文書
(4) 統計報告その他諸表の調製材料に供した文書
(5) 文書の収受発送に関する諸帳簿
(6) 前各号に掲げるもののほか第4種とすることが必要な文書
7 次の文書は，第5種とする。
(1) 一時の処分に属する往復文書，報告書の類
(2) 職員の勤務に関する願，届出文書
(3) 前各号に掲げるもののほか第5種とすることが必要な文書
(昭60選管委員長訓令1・全改)
第4章 文書の処理
第1節 文書等の収受・配布
(昭59選管委員長訓令1・改称)
(文書等の収受)
第14条 到達した文書(電子文書を除く。)及び運送小荷物(以下「文書等」という。)は，文書管理主任が収受するものとする。
2 郵便料金の未払又は不足の文書等が到達したときは，公務に関するものと認められるものに限り，その未払又は不足の料金を負担して収受することができる。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(1) 刊行物，ポスターその他これらに類するもの
(2) 挨拶状，招待状その他これらに類するもの
(3) 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)
(4) 受付印を押印することが不適当であると認められる文書
(5) その他内容が軽易であると認められる文書
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
第16条 削除
(令3選管委員長訓令1)
(書記長の閲覧)
第16条の2 文書管理主任は，委員会に到達した文書について，第15条の規定による所定の処理をした後，書記長の閲覧に供するものとする。この場合において，開封した文書にその封筒を添えることが事案の処理上必要と認められるときは，当該封筒を添えるものとする。
(平18選管委員長訓令1・追加)
(収受文書の配布等)
第16条の3 書記長は，前条の規定により閲覧に供された文書について，処理方針を指示して主務係長に配布するものとする。この場合において，特に重要な文書については，配布する前に委員長の閲覧に供し，処理方針について指示を受けるものとする。
(平18選管委員長訓令1・追加)
(文書の処理)
第17条 前条の規定により文書の配布を受けた係長は，処理期限印が押印してあるものについては，文書管理主任と協議のうえ，処理簿及び当該文書に処理期限を明示し，自ら処理するものを除いて，分担に従い，所属職員に配布しなければならない。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(電子文書の処理)
第17条の2 電子文書の受信は，電気通信回線を利用して行うものとする。
2 文書管理主任は，前項の規定により受信した電子文書について，直ちにこれを開封するものとする。
3 文書管理主任は，前項の規定により開封した電子文書を総合文書管理システムに記録し，書記長の閲覧に供するものとする。
(平18選管委員長訓令1・追加)
第2節 文書の立案・合議・決裁等
(事案の処理)
第18条 事案の処理は，総合文書管理システムに処理案を記録し，決裁を経ることによつて行う。
(1) 総合文書管理システムによる処理が困難である場合又は総合文書管理システムで決裁を経ることが不適当な文書がある場合 起案用紙(茨城県文書管理規程様式第4号)又は総合文書管理システムから用紙に出力した起案用紙により決裁を経る方法
(2) 電子計算機による業務処理システムにより処理を行う場合 当該業務処理システムに記録し，又は当該業務処理システムから用紙に出力した起案様式により決裁を経る方法
(4) 軽易な回答等である場合 当該照会文書等(電子文書を除く。)の余白に朱書すること等により決裁を経る方法(必要に応じ，開示・不開示の区分印(別表印形ひな型第2号の2)を押印し，所定の事項を記入すること。)
(平18選管委員長訓令1・全改，令3選管委員長訓令1・一部改正)
(報告，連絡等)
第19条 上司の指示若しくは命令又は会議，電話，来訪等により生じた事案に関し，報告，連絡等を要するものについては，総合文書管理システムに記録し，速やかに処置するものとする。
3 前項の場合においては，必要に応じ，処理した後，速やかにその旨を総合文書管理システムに記録するものとする。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(立案)
第20条 立案に当たつては，次の要領によるほか，その様式に従い必要な事項を起案文書に記録し，又は記載しなければならない。
(1) 合議先を記録すること。
(2) 題名欄には，立案の内容が容易に把握できる簡潔な題名を表示すること。この場合において，当該題名の次に「(伺い)」と表示すること。
(3) 伺い文には，検索に資するため，立案の内容及び関連する文書等が容易に把握できる用語等を表示すること。
(4) 1案で2以上の宛先のあるものについては，連記するものにあつては「(連記)」，連記しないものにあつては「(各通)」と当該宛先の次に表示すること。
(5) 施行する文書の宛先と送付先とが異なる場合は，送付先を併記すること。ただし，送付先が官公庁である場合等その所在地が明らかなものについては，この限りでない。
(6) 施行する文書の内容により「(通達)」，「(依命通達)」，「(通知)」，「(指示)」，「(協議)」，「(照会)」，「(依頼)」，「(回答)」，「(報告)」，「(申請)」，「(副申)」，「(進達)」又は「(送付)」と当該文書の題名の次に表示すること。ただし，これらの区分により難いものについては，文書管理主任に協議の上適宜の表示を用い，又は表示しないことができる。
(7) 立案の理由，立案までの経過，関係法令の条項，関係文書その他決裁権者の参考に資する事項を付記し，又は添付すること。ただし，軽易なもの又は定例に属するものについては，これらの全部又は一部を省略することができる。
(8) 添付文書(電子文書を除く。)があるものについては，必要に応じ当該文書に付箋又は適宜の用紙を貼り付けること。
(9) 発送につき特別の取扱いを要するものについては，総合文書管理システムに「書留」，「簡易書留」，「速達」，「配達証明」，「内容証明」，「電報」等と記録し，又は特別取扱い欄に朱書すること。
(10) 電子文書で施行するものについては，総合文書管理システムに，総合文書管理システムにより施行するものにあつては「システム施行」と，業務処理システムにより施行するものにあつては「(当該業務処理システムの名称)施行」と，電子メールにより施行するものにあつては「電子メール施行」と，法令の定めるところによりインターネットを利用する方法(県のホームページに掲載する方法その他当該電子文書が県の作成に係るものであることを確認することができる方法に限る。以下「インターネット利用」という。)で公示するものにあつては「インターネット公示」と記録し，又は特別取扱い欄に朱書すること。
(1) 例規に属するもの 例規
(2) 秘密に属するもの 秘密
(3) 重要なもの 重要
(4) 県報に登載するもの 県報登載
(昭59選管委員長訓令1・平6選管訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(1) 回答用紙，報告用紙等が付された照会，依頼等に対する回答等
(2) 定例報告等であって，通達等により様式が定まつているもの
(令3選管委員長訓令1・追加)
(合議)
第21条 起案文書は，当該事案の関係者に合議しなければならない。
2 合議を受けた起案文書(総合文書管理システムにより合議を受けた起案文書を除く。)の結果を知ろうとするときは，当該起案文書の余白に「要再回」と朱書するものとする。
(平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(変更等)
第22条 合議を受けた者，文書管理主任又は決裁権者は，起案文書の内容に変更を加えたときは，その旨を総合文書管理システムに記録し，又は当該箇所に署名等しなければならない。この場合において，変更を加えようとする者は，あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし，用字用語等軽易な修正に係るものについては，この限りでない。
2 前項の規定により，起案文書の内容に変更を生じたときは，起案者は，その変更前の合議に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃案又は保留となつたときも同様とする。
3 合議を受けた者又は文書管理主任は，起案文書の内容について意見があるときは，当該意見を総合文書管理システムに記録し，又は当該意見を記載した付箋若しくは適宜の用紙を当該起案文書に貼り付け，若しくは添付することにより，決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(回議方法)
第23条 起案文書のうち，特に至急又は秘密を要するもの及び重要な事案に関するものは，書記長，係長又は主務者が自ら説明しなければならない。
(平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(決裁等)
第24条 決裁権者は，全ての合議が終わつた起案文書を決裁したとき(総合文書管理システムにより決裁したときを除く。)は，その日付をもつて起案様式の左上端に決裁印(別表印形ひな型第3号)を押印するものとする。この場合において，決裁権者は，決裁印の押印を文書取扱者に行わせることができる。
2 決裁権者は，起案文書を決裁した場合において，合議の過程で当該起案文書の内容に変更が加えられたとき又は意見があつたときは，所要の調整を行うものとする。
(昭59選管委員長訓令1・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(1) 規程，告示，公告及び訓令 文書取扱者において令達番号簿(様式第6号)に登録する。
(2) 指令，訓及び諮問 起案者において「茨選」の記号，種別及び令達番号を総合文書管理システムに記録する。
(3) 一般文書で次に掲げるもの以外のもの 起案者において「茨選」の記号及び文書番号を総合文書管理システムに記録する。
ア 内部的なもの
イ 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)及び電報によるもの
ウ 登録することが不適当であると認められるもの
エ その他内容が軽易であると認められるもの
(平18選管委員長訓令1・全改，令3選管委員長訓令1・一部改正)
(供閲)
第26条 原議書に係る事案について，了知を得ておくべき者がある場合及び第21条第2項の規定による「要再回」の表示がされている場合は，当該了知を得ておくべき者に供閲しなければならない。
(平18選管委員長訓令1・一部改正)
第3節 浄書及び公印等の押印
(施行文書の浄書)
第27条 施行する文書の浄書は，主務者において行うものとする。
(平18選管委員長訓令1・全改，令3選管委員長訓令1・一部改正)
2 前項の規定にかかわらず，次に掲げる文書は，公印及び契印の押印を省略することができる。
(1) 県報に登載して施行する文書
(2) 県の機関に対して発する文書
(3) 通知，照会等で軽易な文書
(4) 案内状，礼状，挨拶状等の書簡
(5) 前2号に掲げるもののほか，県の機関以外のものに対して発する文書で軽易なもの
3 裁決書等の権利の得失変更に関係がある文書(電子文書を除く。)については，2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき措置を，訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。
(令3選管委員長訓令1・全改)
第4節 文書等の発送
(文書等の発送)
第29条 文書等の発送は，郵送，運送便又は託送により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず，使送し，又は会議において配布する等により，文書等を発送することができる。
(令3選管委員長訓令1・全改)
(昭59選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(電子署名の実施)
第30条の2 次に掲げる文書は，電子文書として施行することができる。
(1) 行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律(平成14年法律第151号)その他の法令等に定めがある文書
(2) 県の機関に対して発する文書
(3) 通知，照会等で軽易な文書
(4) 照会先等から電子文書による回答等を求められている文書
(5) 案内状，礼状，挨拶状等の書簡
(6) 前3号に掲げるもののほか，県の機関以外のものに対して発する文書で軽易なもの
2 前項第1号に掲げる文書を電子文書として施行する場合(インターネット利用で公示する場合を除く。)にあつては，施行する電子文書に電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を行わなければならない。
(令3選管委員長訓令1・追加)
(電子文書の送信等)
第30条の3 電子文書は，主務者が送信し，又は発送する。ただし，郵送又は託送により行う場合は，この限りでない。
(令3選管委員長訓令1・追加)
第31条 削除
(令3選管委員長訓令1)
第5章 雑則
(地方書記長の文書事務)
第32条 地方書記長の文書事務の管理については，別に定める。
(委任)
第33条 この訓令に関し必要な事項は，別に定める。
(平18選管委員長訓令1・追加)
付則
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(昭和59年選管委員長訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(昭和60年選管委員長訓令第1号)
1 この訓令は，公布の日から施行する。
2 この訓令による改正後の茨城県選挙管理委員会文書の管理に関する訓令は，昭和60年4月1日から適用する。
付則(昭和61年選管訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成元年選管委員長訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成3年選管委員長訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成5年選管告示第27号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成6年選管訓令第1号)
1 この訓令は，公布の日から施行する。
2 この訓令による改正前の茨城県選挙管理委員会文書の管理に関する訓令の規定により現に使用中の用紙については，その残部を限度として，なお，使用することができる。
付則(平成17年選管委員長訓令第2号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成18年選管委員長訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(平成24年選管委員長訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
付則(令和3年選管委員長訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
(昭61選管訓令1・平元選管委員長訓令1・平17選管委員長訓令2・平18選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(昭59選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
(昭59選管委員長訓令1・令3選管委員長訓令1・一部改正)
様式第3号 削除
(平18選管委員長訓令1)
様式第4号 削除
(平18選管委員長訓令1)
様式第5号 削除
(平18選管委員長訓令1)
様式第7号 削除
(平18選管委員長訓令1)
(令3選管委員長訓令1・一部改正)
(令3選管委員長訓令1・一部改正)
